Avis de confidentialité (RGPD) – Formulaires d’inscription

Données que nous collectons : nom, email, date de naissance, sexe, préférences pour l’événement (traduction, place assise), logistique du séjour (hébergement, arrivée/départ, préférence pour le partage de chambre), repas, allergies alimentaires, contact en cas d’urgence, intérêt pour l’adhésion et tout commentaire que vous ajoutez.

Finalités : gérer votre inscription et vos communications ; organiser l’hébergement/les repas/les places assises/la traduction ; et assurer la sécurité et la gestion des urgences pendant l’événement. Les organisateurs et les bénévoles autorisés impliqués dans l’administration de l’événement peuvent accéder à vos données d’inscription.

Bases juridiques : exécution d’un contrat / mesures à votre demande (inscription et participation) ; intérêts légitimes (organisation pratique et sécurité). Si vous fournissez des informations relatives à vos allergies/votre santé, nous les traitons avec votre consentement explicite uniquement pour répondre à vos besoins alimentaires.

Destinataires/sous-traitants : les données sont traitées par Odoo (SaaS) en France et en Belgique, et les sauvegardes sont effectuées en France, aux Pays-Bas et en Suède. Odoo utilise les sous-traitants OVH et Google pour l’infrastructure/l’hébergement.

Conservation : nous conservons les dossiers des participants pendant une durée maximale de 10 ans sur la base de nos intérêts légitimes : maintenir un historique précis des présences, gérer la planification et les éventuels problèmes/litiges, et simplifier les inscriptions futures. Vous pouvez vous opposer à cette conservation et vous désabonner à tout moment des emails d’information sur les événements.

Vos droits : accès, rectification, suppression, restriction, portabilité, opposition et retrait de votre consentement à tout moment (sans incidence sur le traitement antérieur). Vous pouvez déposer une plainte auprès de l’APD/GBA belge.

Important : ne communiquez les coordonnées d’un contact d’urgence qu’avec son autorisation.